Mail Merge

Mail merge digunakan untuk membuat surat atau dokumen massal (surat yang format isinya sama, tetapi di tujukan untuk banyak alamat) contohnya surat undangan, sertifikat, dll. Langkah langkah untuk membuat mail merge adalah sebagai berikut :

Langkah 1
Ketik surat / dokumen masternya, kemudian klik menu tools - Letter and mailings - mail merge (akan tampil takspane mail merge step 1 of 6) pilih letter.

Langkah 2
klik next : starting document, pilih use the current document (memilih dokumen yang sedang aktif sekarang)

Langkah 3
klik next : select recipient, disini kita diminta untuk menentukan sumber data yang akan dimasukan. klik type new lish jika kita belum memiliki datanya.

• Klik link create (akan muncul kotak dialog new adaress lish)
• klik tombol customize untuk mendifinikan nama field baru (akan muncul kotak dialog Customize Address Lish)
• Hapus semua Field pada kotak field name (klik tombol Delete, selanjutnya bisa tekan t Huruf D dan Y pada keyboad)
• Klik tombol Add untuk membuat field baru (bisa juga dengan menekan hhuruf A pada keyboad)
• Ketik nama field yang diperlukan - Ok (Lakukan hal yang sama untuk membuat field lain sesuai kebutuhan)
• Klik Ok (akan muncul kotak dialog New Address Lish)
• Input/ketik data yang diperlukan
• Klik tombol new entry untuk melakukan pengiputan data berikutnya.
• Klik Close - Save (simpan data pada folder anda) , akan muncul kotak mail merge Reciipients - klik Ok.

Langkah 4
Klik Next : Write your Letter. Pada bagian ini kita bisa mengetik surat atau dokumen master seandainya belum di ketik. Jika sudah

• Tempatkan kursor pada tempat dimana data akan di tampilkan sesuai dengan redaksi dokumen masternya
• Klik tombol More Item (akan muncul kotak dialog Insert Merge field)
• Klik Field yang di inginkan - Klik Insert - Close (akan tampil)
• lakukan cara yang sama untuk menempatkan data yang lainnya.

Langkah 5
Klik Next : Preview your letter . disini kita sudah dapat melihat data yang sudah tergabung dengan dokumen master, dilangkah ke 5 ini kita juga bisa melakukan pengeditan data apabila diperlukan dengan cara klik tombol Edit Recipient - Edit. Kita bisa melihat data-data yang telah tergabung dengan cara klik tombol recipient.

Langkah 6
Klik Next : Complete the Merge, kita bisa mulai untuk mencetak surat

• Klik Link Print, jika kita ingin langsung mencetak surat
• Klik Edit Individual letters, jika kita ingin melihat terlebih dahulu atau mengedit surat satupersatu